ITIN là gì và làm sao để có?

ITIN là mã số dùng để xử lý thuế. Đó là toàn bộ công việc của nó, và hiểu đúng một câu này giúp tránh rất nhiều bối rối về sau. Sở Thuế vụ Mỹ cấp mã này cho những người phải làm việc với hệ thống thuế Mỹ nhưng không thể có số An sinh Xã hội. Đây không phải giấy phép lao động, không phải tình trạng di trú và không phải giấy tờ tùy thân.

Đồng thời, với hàng triệu người, đây chính là con số khiến phần còn lại của hệ thống tài chính cuối cùng cũng trong tầm với. Trong năm thuế 2022 có gần 3,8 triệu tờ khai chứa ít nhất một mã ITIN, và từ 2017 đến 2022 những tờ khai ấy đã nộp ít nhất 12 tỷ đô la thuế thu nhập (Taxpayer Advocate Service). Đó là những gia đình đang khai, đang nộp và đang xây dựng hồ sơ.

ITIN thực chất là gì

ITIN là viết tắt của Individual Taxpayer Identification Number. Mã có chín chữ số, định dạng giống số An sinh Xã hội, và luôn bắt đầu bằng số 9.

Sở Thuế vụ cấp mã này cho người cần mã số người nộp thuế tại Mỹ nhưng không đủ điều kiện có SSN. Điều kiện để được cấp ITIN không phụ thuộc tình trạng di trú: người cư trú vì mục đích thuế, người không cư trú, cùng vợ chồng và người phụ thuộc của họ đều có thể giữ mã này (Sở Thuế vụ).

ITIN không phải là gì

Phần lớn nỗi lo nằm ở đây, nên xin nói thẳng. Theo Sở Thuế vụ, ITIN không:

ITIN tồn tại để Sở Thuế vụ có thể xử lý tờ khai của bạn. Mọi cánh cửa khác mà nó mở ra, và nó thật sự mở ra vài cánh cửa, là vì các tổ chức khác chọn chấp nhận nó, chứ không phải vì ITIN trao quyền đó.

Ai cần ITIN

Nói chung bạn cần ITIN nếu có nghĩa vụ khai hoặc báo cáo thuế tại Mỹ mà không thể có SSN. Trên thực tế thường là một trong các trường hợp sau:

Nếu bạn đủ điều kiện có SSN thì không cần ITIN và không nên nộp đơn xin. Hãy xin SSN.

Cách nộp hồ sơ, từng bước

Bước 1: điền mẫu W-7. Đây là đơn xin mã số thuế cá nhân. Mẫu hỏi vì sao bạn cần mã số, tên bạn đúng như trên giấy tờ tùy thân, địa chỉ ở nước ngoài và địa chỉ tại Mỹ.

Bước 2: đính kèm tờ khai thuế liên bang. Trong hầu hết trường hợp, mẫu W-7 đi cùng phong bì với tờ khai mà nó bổ trợ. Đừng gửi riêng. Có ngoại lệ cho người nộp theo hiệp định thuế hoặc do bên thứ ba khấu trừ, và các ngoại lệ đó nằm trong hướng dẫn của mẫu W-7.

Bước 3: chứng minh nhân thân và tình trạng nước ngoài. Hộ chiếu còn hiệu lực là giấy tờ duy nhất tự nó chứng minh được cả hai điều, và với bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan cấp thì bạn không cần gì thêm. (Một ngoại lệ: với một số người phụ thuộc, hộ chiếu không có ngày nhập cảnh Hoa Kỳ sẽ không được chấp nhận khi đứng một mình.) Không có hộ chiếu, bạn phải nộp ít nhất hai giấy tờ trong danh mục của Sở Thuế vụ, ví dụ căn cước quốc gia, bằng lái xe nước ngoài, giấy khai sinh hoặc thị thực, và ít nhất một trong số đó phải có ảnh của bạn.

Bước 4: chọn cách nộp. Có bốn con đường, và khác biệt giữa chúng rất đáng kể:

Bước 5: chờ. Sở Thuế vụ đề nghị dự trù 7 tuần để có kết quả, và cảnh báo có thể mất 9 đến 11 tuần nếu bạn nộp trong mùa khai thuế (15 tháng 1 đến 30 tháng 4) hoặc từ nước ngoài (Sở Thuế vụ). Nếu hoàn cảnh cho phép, hãy nộp ngoài những tháng đó.

ITIN sẽ hết hiệu lực, và điều này khiến nhiều người trở tay không kịp

Mã ITIN không xuất hiện trong tờ khai thuế liên bang ít nhất một lần trong ba năm thuế liên tiếp sẽ hết hiệu lực vào ngày 31 tháng 12 của năm thứ ba đó. Những mã cấp từ lâu theo quy định cũ và chưa từng gia hạn cũng hết hiệu lực.

Mã ITIN hết hạn không biến mất khỏi đời bạn, nó quay lại đúng lúc tệ nhất: tờ khai bị xử lý chậm, và các khoản tín thuế phụ thuộc vào mã còn hiệu lực có thể bị từ chối hoặc treo lại. Nếu bạn đã vài năm không khai thuế, hãy gia hạn trước khi nộp chứ đừng đợi thư đến.

ITIN cho phép bạn làm gì trên thực tế

Về mặt hình thức, ITIN chỉ là mã số thuế. Trên thực tế, đây thường là con số Mỹ đầu tiên của người mới sang, và một phần lớn hệ thống tài chính chấp nhận làm việc với nó:

Các khoản tín thuế: điều gì thay đổi khi không có SSN

Đây là phần khiến các gia đình dùng ITIN mất tiền thật, nên biết trước vẫn hơn:

Nếu sau này có thành viên trong nhà nhận được SSN, nên kiểm tra xem có thể nộp tờ khai điều chỉnh cho một năm còn mở hay không. Đó là câu hỏi dành cho người khai thuế có chuyên môn, không phải cho một bài viết.

Những lỗi thường gặp nên tránh

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể xin ITIN mà không nộp tờ khai thuế không?

Thường là không. Mẫu W-7 được nộp cùng tờ khai liên bang mà nó bổ trợ. Có những ngoại lệ cụ thể, chủ yếu liên quan đến hiệp định thuế, khấu trừ bởi bên thứ ba hoặc báo cáo lãi vay mua nhà, và đều nằm trong hướng dẫn của mẫu W-7.

Xin ITIN có gây rủi ro về di trú không?

ITIN là mã số thuế, không cấp, không thay đổi và không ghi nhận tình trạng di trú. Nhiều người ở hoàn cảnh rất khác nhau đang giữ mã này. Nếu trường hợp của bạn phức tạp, hãy nói chuyện với luật sư di trú trước khi nộp, chứ không phải với người khai thuế.

Xin ITIN mất bao lâu?

Hãy dự trù 7 tuần để Sở Thuế vụ thông báo, hoặc 9 đến 11 tuần nếu bạn nộp từ 15 tháng 1 đến 30 tháng 4 hoặc từ nước ngoài.

Tôi có mở được tài khoản ngân hàng bằng ITIN không?

Thường là được. Ngân hàng phải xác minh danh tính theo quy định liên bang, nhưng với người không phải công dân Mỹ, quy định cho phép dùng số hộ chiếu, thẻ căn cước người nước ngoài hoặc giấy tờ chính phủ khác có ảnh thay cho SSN. Nhiều ngân hàng chấp nhận ITIN như một phần của bộ hồ sơ đó.

Tôi có xây được tín dụng bằng ITIN không?

Có, một cách gián tiếp. Bản thân ITIN không tạo ra hồ sơ tín dụng; tài khoản có báo cáo lên các tổ chức tín dụng mới tạo ra. Một số tổ chức phát hành và credit union mở tài khoản cho người giữ ITIN, và khi các khoản thanh toán bắt đầu được báo cáo, hồ sơ bắt đầu hình thành.

Nếu ITIN của tôi hết hạn thì sao?

Bạn gia hạn bằng cách nộp mẫu W-7 mới, đánh dấu là gia hạn, kèm giấy tờ tùy thân. Hãy gia hạn trước khi khai thuế để tờ khai không bị chậm và các khoản tín thuế không bị từ chối.